サインタイムで扱われるすべての書類は、セキュリティとデータ整合性の観点から、以下の2つの情報に厳密に紐づけられています。
- 誰が送信したか（送信者のアカウント）
- どのグループから送信したか（送信者の所属グループ）
つまり、書類の「持ち主」は、「署名依頼を送った側（送信者）」になります。
他社や他のグループから届いた書類を自社で管理するには？
自分が所属していないグループ（他社など）から届いた書類は、そのままの状態では自分が所属しているグループ内の他のユーザーには表示されません。
自社のグループ内で共有・管理するには、該当の書類を自分のグループに保管する必要があります。保管することで、「タグ」や「取引情報」の付与・編集ができるようになります。
【操作方法】
手動でグループに保管する方法
※この操作は、すべての署名が終了し、ステータスが「完了」となった書類のみです。
- サインタイムにログイン
※署名した書類をグループに保管するために、サインタイムのアカウントが必要です。
-
「アクションセンター」→「保管」に表示されている書類一覧から、該当の書類の 「保管」ボタンをクリックします。
- 自分が所属するグループ一覧が表示されます。書類を保管するグループを選択し、「保存」 をクリックします。
※「キャンセル」 をクリックすると、「アクションセンター」のリストから非表示になります。
これで他社から届いた書類を自社グループに保管することができました。
保管した書類は、「書類」→「グループの受信書類」 から閲覧できます。
※「グループの受信書類」内の書類を取り消す場合は、support@signtime.comまでご連絡ください。
自動でグループに保管する方法
他社・他グループから受信した書類について、署名が完了したタイミングで、指定したグループの「グループの受信書類」に自動で保管するようデフォルトで設定することができます。
この設定を行うことで、アクションセンターから書類ごとに保管操作を行う必要がなくなります。
なお、この設定はユーザーのアカウントに紐づいています。
- 画面右上のアイコン→「アカウント」をクリック
- 「アカウント情報」ページの 「詳細設定」→「他グループからの受信書類の自動保管」より、保管先のグループを指定
- 設定後、自分宛に届いた他社・他グループからの書類は、自動的に指定したグループの「グループの受信書類」タブに表示されます。
※ご自身に加え、該当グループの「グループオーナー」および「管理者」が閲覧できるようになります。
※自動保管設定をオフにする場合は、「自動保管設定なし」を選択してください。
※「グループの受信書類」内の書類の取り消しをご希望の場合は、support@signtime.com までご連絡ください。
「グループの受信書類」で行える操作
タグの編集：タグの追加・更新・削除
取引情報の編集：取引先名・取引日・取引金額の登録・更新
アーカイブ：書類のアーカイブおよびアーカイブの解除
※上記の操作は、送信者側には影響されません。
「グループの受信書類」における権限ごとの閲覧・操作範囲
グループオーナーおよび管理者は、「グループの受信書類」全てにおいて、閲覧や操作が可能です。
権限 |
閲覧範囲 |
タグ編集 |
取引情報 |
アーカイブ |
|---|---|---|---|---|
グループオーナー |
グループのすべて |
○ |
○ |
○ |
管理者 |
グループのすべて |
○ |
○ |
○ |
メンバー |
自分が保管した書類のみ |
○ |
○ |
○ |
※「グループの受信書類」内の書類を取り消す場合は、support@signtime.comまでご連絡ください。