普段使われる書類の雛形がある場合、テンプレートとして登録しておくと便利です。
登録したテンプレートを利用して署名依頼をする場合、署名者のお名前やメールアドレスなど簡単な内容の入力のみですぐに署名依頼が可能です。
「テンプレートの活用例」
①契約書や注文書など、書類の雛形がある場合
②ベースとなる雛形があり、署名者ことにユーザー側で追記する項目がある場合
③一つの雛形に対し、一度に大量の署名者宛に書類を送信する必要がある場合
1.トップメニューより、「テンプレート」→「テンプレート作成」をクリック
2. 新しい書類をアップロード
「ファイルを選択」をクリックし、テンプレートとして登録したい雛形のファイルを選択してください。
3. テンプレートの情報を入力
テンプレートの件名やタグを設定します。
【件名】
テンプレートに設定された件名は、書類を送信する際にはデフォルトとして表示されますが、各書類ごとに修正可能です。
【タグ】
テンプレートのバージョンなど、自社独自のタグを付けておくことで、テンプレートの検索がより簡単になります。
複数設定する場合はタグの末尾に「,」カンマ(半角)を入力して区切ってください。
タグは、テンプレートの詳細ページからも追加/編集/削除が可能です。
4. 役割の設定関係者の役割名を追加し、それぞれに権限を付与します。
【役割】
役割名 例)署名者①、署名者②、閲覧者など
※役割を同じ名称で設定した場合は、エラーの原因となります。
※役割名はユーザー参考用として設定するもので、署名者ページへの表示はされません。
※署名者や閲覧者の追加が必要な場合は「役割を増やす」をクリックしてください。
【権限の選択】
署名者には「署名」、閲覧者には「CC」を選択してください。
【署名の順番を指定】
署名の順番を指定する場合、チェックしてください。左側の上下ボタンにて、署名の順番が変更できます。
※チェックいただくと、1番目に選択された署名者の署名が完了後、2番目の署名者に署名依頼が届きます。チェックが入っていない場合は、すべての署名者に対して同時に署名依頼が届きます。
【社内承認者を指定】
社内承認とは、署名を依頼する前に承認者を指定し、承認された場合のみ署名依頼が送付できるように制限することができる機能です。
必要に応じて、チェックを入れてください。
参照:社内承認機能の使い方
5. フィールドの設置
書類に必要なフィールドを設置する箇所までドラッグ&ドロップしてください。
役割設定で署名者を2名以上設定された場合は、フィールドごとに「どなたがこの項目に記入しますか」より必要な署名者を選択いただけます。
【フィールドの種類】
- 「印鑑」:キーボードでお名前を入力いただくと自動的に疑似印鑑(最大6文字)が生成されます。サインタイムユーザーの場合、登録済みの印鑑からもお選びいただけます。(事前にアカウントページにて印影の画像をアップロードしてください)
- 「サイン」:手書きまたは、キーボード入力による署名フィールドです。
- 「文字」:文字、数字、特殊文字を入力できるフィールドです。
- 「日付」:日付を入力できるフィールドです。
- 「Check」:チェックボックスを設置できるフィールドです。
- 「イニシャル」:イニシャルが入力できるフィールドです。
- 「添付」:署名者からファイルが添付できるフィールドです。(例:本人確認の書類提出)
- 「カスタム」:書類を送信する前にユーザーが記入できるフィールドです。(テンプレート専用機能)
※カスタムフィールドの有効な活用例
- 「契約書」:契約相手の名前などをユーザーが記入する場合
- 「見積書」:項目の内容や金額、日付などを記入する場合
- 「申込書」「注文書」:プランや金額、条件など、注文内容によって必要な内容を記入する場合
- 「通知書」:通知する内容や相手先の情報を記入する場合
その他、契約IDや担当者名など、社内向けに情報を記入する場合
6. 「次へ」をクリックし、完了
画面の右上に「送信可能」と表示されていれば作成は完了です。
テンプレート作成後、該当テンプレートを一度も送信していない場合に限りテンプレートの編集が可能です。
送信済のテンプレートの編集が行いたい場合は、「テンプレートコピー」機能をご利用ください。
テンプレートの利用履歴に関してはテンプレートの詳細画面よりご確認いただけます。
これで、テンプレートの登録が完了しました!
トップメニューから「テンプレート」をクリックいただくと、テンプレート一覧より登録されたテンプレートがご確認いただけます。
そのまま書類を送信される場合は、「テンプレートを使う」ボタンをクリックいただくと「書類の設定」ページに移動いただけます。