本人性を高める(送信者が指定した署名者と実際の署名者が同一である)ため、送信時にアクセスコード(パスワード)を設定できます。
アクセスコードを設定した場合、署名者(もしくは閲覧者)は、書類を開く際に、アクセスコードの入力が求められます。
以下のアクセスコードに関する設定をグループ単位でオン/オフ設定が可能です。
※これらの設定は、グループから送信されるすべての書類に反映されます。
【設定方法】
アクセスコードに関する設定は全て、グループオーナーより、
「グループ」→「設定」→「セキュリティ設定」 から行えます。
①「アクセスコードを必須にする」
書類送信時に必ずアクセスコードを設定するようにできます。
社内のセキュリティやコンプライアンス強化におすすめです。
※グループ設定で「アクセスコードを必須にする」がオフの場合、
ユーザーは書類送信時に個別でアクセスコードのオン/オフを設定することができます。
②「閲覧時にアクセスコードを要求」
署名者だけではなく、閲覧者(CC)が書類を開く際にも、アクセスコードを要求できます。
【参考】「閲覧者(CC)時にアクセスコードを要求」をオンにした場合、下記の通りとなります。
■ 署名依頼メール
- 署名者:アクセスコード送付あり。
- 閲覧者(CC):アクセスコード送付あり。
■ 署名完了メール
- 署名者:アクセスコード送付なし。
- 閲覧者(CC):アクセスコード送付なし。
③ 「アクセスコードを自動生成する」
アクセスコードを自動で生成します。必要に応じて手動で編集することも可能です。
※半角英数字8〜16文字で生成されます。
※①「アクセスコードを必須にする」がオフで②「アクセスコードを自動生成する」のみオンの場合、
書類送信時にアクセスコード欄にデフォルトでアクセスコードが入力された状態になります。
ユーザーが意図せずアクセスコードを設定してしまう恐れがあるのでご留意ください。
④ 「アクセスコードを自動送付する」
アクセスコードを書類の署名者に自動で送信できます。
なお、閲覧者(CC)へのアクセスコードのオン/オフは、②「閲覧時にアクセスコードを要求」にて設定できます。
アクセスコードをお知らせするメールは以下の通りです。
「アクセスコードを確認」ボタンをクリックすると、アクセスコードが表示されます。
※セキュリティ上、アクセスコードの確認画面は1度しか表示できません。ご注意ください。
※グループ設定で「アクセスコード自動送付する」がオフの場合、
ユーザーは別途、アクセスコードを手動で送付する必要があります。
※書類とは別の宛先に送付したい場合は、自動送付をオフにし、手動で送付してください。